Politica de confidentialitate

POLITICĂ DE CONFIDENȚIALITATE

INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Stimate client,

Compania noastră, în raport de dispozițiile prevederilor Regulamentului European UE nr. 2016/679 care privesc protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal și libera circulație a acestora, a înțeles să se alinieze la acesta și să implementeze toate măsurile necesare pentru a se conforma acestor dispoziții, respectând confidențialitatea datelor dvs. cu caracter personal și angajându-se să le protejeze prin respectarea prezentei Politici de confidențialitate.

Deoarece știm cât de importantă este viața dumneavoastră personală, în continuare, vă vom prezenta, într-o manieră clară și transparentă, modalitatea în care noi înțelegem să prelucrăm datele cu caracter personal în condiții de siguranță și confidențialitate, motiv pentru care am adoptat prezenta politică de confidențialitate.

DESCRIEREA COMPANIEI

S.C. RENODEC S.R.L. (în continuare, „Compania„) este o societate care funcționează în conformitate cu legile din România, înregistrată la Registrul Comerțului sub numărul J40/12506/2012 având Cod Unic de Înregistrare - CUI RO30838468, și care are sediul social în București, Sector 5, Str. Botorani, nr.17.

MODALITATEA DE CONTACT

Pentru a ne trimite întrebări sau comentarii legate de Politica noastră de confidențialitate și practicile noastre de confidențialitate, precum și dacă aveți orice reclamație privind drepturile dvs. conform Regulamentului European UE nr. 2016/679 și modul în care acestea sunt utilizate de către Companie, vă rugăm să ne contactați prin transmiterea unei solicitări scrise la următoarea adresă de e-mail: contact@renodec.ro

Vom face tot posibilul pentru a vă sprijini în exercitarea drepturilor dumneavoastră și pentru a vă acorda orice ajutor în situația în care sunteți nemulțumit de modul de prelucrare a datelor cu caracter personal.

PRINCIPII

Informațiile pe care le colectăm de la dumneavoastră, sunt folosite strict pentru a facilita accesul dumneavoastră la produsele noastre prin intermediul site-ului www.renodec.ro (prin formularele tip puse la dispoziție pe site) și pentru prelucrarea unor viitoare comenzi și încheierea relației contractuale. Vă asigurăm că toate informațiile puse la dispoziție sunt prelucrate în condiții de confidențialitate și în concordanță cu dispozițiile Regulamentului European cu privire la protecția datelor cu caracter personal.

Deoarece înțelegem cât de importantă este viața privată a copiilor, nu vom colecta datele minorilor, cu excepția situației în care aceștia au peste 16 ani. În situația în care minorul are sub 16 ani, pentru a oferi o protecție adecvată vieții private a minorului și pentru a veni în sprijinul părinților, vom solicita consimțământul titularului răspunderii părintești. Numai în aceste condiții vor fi prelucrate date cu caracter personal ale minorilor.

Pentru a vă asigura că datele dumneavoastră sunt prelucrate în condiții de siguranță și în conformitate cu prevederile Regulamentului European, vă vom sta în permanență la dispoziție pentru a răspunde la solicitările pe care le veți avea față de modul de prelucrare a datelor dumneavoastră cu caracter personal.

DATELE CU CARACTER PERSONAL PE CARE LE COLECTĂM

Informațiile pe care le colectăm cu privire la dvs. și modul în care le colectăm pot varia în funcție de produsele și serviciile pe care le utilizați și la care subscrieți, modul în care ați utilizat produsele și serviciile și modul în care ați interacționat cu www.renodec.ro chiar dacă nu sunteți client, sau ceea ce am obținut de la o terță parte care avea permisiunea dvs. de a face schimb de informații cu noi.

Informații pe care le furnizați direct

Modalitatea cea mai frecventă de plasare a unei comenzii în cadrul Companiei noastre este prin prezentarea fizică a dvs. la showroom-ul nostru aflat în București, Sector 6, Str. Valea Cascadelor nr.21. Dacă în urma acestei vizite se ajunge la un consens în ceea ce privește oferta, urmează a se încheia contractul comercial. În acest caz, datele cu caracter personal necesare a fi furnizate sunt, în funcție de calitatea dvs., următoarele:

- Persoană fizică – nume / prenume / domiciliu / serie și număr carte de identitate / autoritate emitentă / telefon / e-mail / semnătură.

- Persoană juridică – nume / prenume / semnătură reprezentant.

O altă modalitate destul de frecventă de plasare a unei comenzi în cadrul Companiei noastre este prin utilizarea numărului de telefon și a adreselor de e-mail puse la dispoziție pe site-ul firmei. La fel ca și în cazul modalității mai sus prezentate, dacă se ajunge la un consens în ceea ce privește oferta urmează a se încheia contractul comercial, fiind furnizate aceleași date cu caracter personal expuse mai sus.

Prin intermediul site-ului se pot plasa comenzi online, însă sunt oferite si alte servicii care presupun furnizarea de către dvs. a unor date cu caracter personal.

- „Formularul de comanda/Plaseaza comanda” - prin care ne puteți contacta în vederea unei colaborări - în acest caz, datele necesare a fi furnizate sunt: nume/telefon/e-mail/localitate.

- „Înscriere la newsletter” - pentru a putea vedea ofertele noastre și noile produse comercializate de către Companie - în acest caz, este necesară furnizarea adresei de e-mail.

Toate aceste date ne sunt necesare în vederea procesării și livrării comenzii emise de dumneavoastră. De adresa de email și numărul de telefon avem nevoie pentru a confirma disponibilitatea produselor, termenele de livrare si verificarea adresei email pentru transmiterea proformei/facturii si a adresei de livrare a produselor comandate .

Menționăm faptul că odată plasată o comandă fermă, Compania întocmește o serie de documente care presupun utilizarea datelor personale furnizate de dvs. :

- Contracte de vânzare-cumpărare produse persoană fizică și persoană juridică - Client persoană fizică – nume / prenume / domiciliu / CNP / serie și număr carte de identitate / autoritate emitentă / telefon / e-mail / semnătură. Client persoană juridică – nume / prenume / semnătură reprezentant.

- Proces verbal de predare primire - Client persoană fizică – nume / prenume, semnătură, adresă de livrare, număr de telefon; Client persoana juridică – nume / prenume / serie și număr carte de identitate reprezentant persoana juridică, adresă de livrare, semnătură, nume / prenume reprezentant al reprezentantului beneficiarului și semnătura acestuia, nume / prenume persoana de contact beneficiar, nume / prenume persoană instruită în exploatarea produsului.

- Proces verbal de constatare - Client persoană fizică – nume / prenume, număr de telefon, semnătură. Client persoană juridică - număr de telefon și semnătură reprezentant.

- Ofertă – Nume / prenume / telefon / e-mail / semnătură a persoanei care a întocmit factura, nume / prenume al persoanei în atenția căreia se face oferta / telefon / e-mail.

- Factură – nume / prenume / adresă / domiciliu / telefon / e-mail.

Livrarea produselor se face atât de către Companie, cât și de către firme de curierat sau companii de transport, în funcție de destinația comenzii, intern sau extern.

● În cazul livrărilor interne - livrarea produselor către dvs. se face fie de către Companie, fie de către o firmă de curierat (S.C. PALLET EXPRESS S.R.L.) cu care Compania are încheiat un contract de prestări servicii.

În cazul în care produsele sunt livrate de către Companie se întocmește un Aviz de însoțire a mărfii care presupune procesarea următoarelor date cu caracter personal: Client persoană fizică – nume / prenume / serie și număr carte de identitate / domiciliu / adresă de livrare / semnătură. Client persoană juridică - semnătură reprezentant beneficiar. În cazul în care nu se întocmește Avizul de însoțire a mărfii produsele sunt livrate însoțite de către factura fiscală aferentă respectivului produs care cuprinde date cu caracter personal (nume / prenume / adresa de livrare).

Toate aceste date ne sunt necesare pentru întocmirea documentelor specifice ce trebuie să însoțească produsele transportate, astfel încât livrarea produselor către dvs. să se realizeze în mod legal, corect și rapid și pentru îndeplinirea obligațiilor ce revin Companiei în baza contractelor comerciale încheiate cu dvs.

În cazul în care livrarea produselor se face de către firma de curierat (S.C. PALLET EXPRESS S.R.L.) se întocmește un AWB unde se transmit următoarele informații - nume, prenume persoană de contact / număr de telefon și adresa de livrare. Compania are încheiat cu firma de curierat un contract în care, printre altele, se prevede că toate expedițiile trebuie să conțină adresa completă (inclusiv, persoana de contact și numărul de telefon) unde se livrează produsele. Contractul prevede și o clauză de confidențialitate a informațiilor și documentelor care intră în posesia părților.

De asemenea, se poate observa de pe site-ul firmei de curierat (www.pallex.ro) faptul că aceasta are reglementată o politică de confidențialitate, o politică de utilizare cookie-uri și o politică de prelucrare a datelor cu caracter personal. Vă rugăm să consultați și aceste documente.

Toate aceste date ne sunt necesare pentru a se putea realiza în mod corect și rapid livrarea produselor comandate de către dvs., astfel încât Compania să poată îndeplini obligațiile asumate prin contractele încheiate cu dvs.

● În cazul livrărilor externe - livrarea produselor se face de către companii de transport sau case de expediții. Produsele livrate sunt însoțite de un document numit CRM. Compania are cu unii dintre acești transportatori încheiate contracte, iar în celelalte cazuri (Compania nu are contract cu transportatorul) se emite o foaie de comandă din partea transportatorului care se completează cu toate detaliile de expediție a produselor, aceste foi ținând loc de contract întrucât conțin proceduri standard, inclusiv asigurarea mărfii.

Vă aducem la cunoștință faptul că vom transmite datele dumneavoastră către prestatorii noștri de servicii/colaboratori, iar aceștia vor utiliza datele dumneavoastră numai în legătură cu scopul prestării serviciului respectiv, pentru a livra comanda emisă și numai cu autorizarea expresă din partea noastră pentru a utiliza aceste date.

În situația în care aveți nelămuriri cu privire modul de prelucrare a datelor dumneavoastră cu caracter personal, ne puteți contacta la următoarea adresă de e-mail contact@renodec.ro.

UTILIZAREA DATELOR DVS. CU CARACTER PERSONAL

Scopul prelucrării

Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal în următoarele scopuri:

- procesarea, prelucrarea și livrarea comenzii emise de dvs. prin intermediul adresei de e-mail puse la dispoziție de către Companie pe site-ul acesteia;

- furnizarea informațiilor pe care ni le solicitați, atât prin intermediul completării formularelor care se găsesc pe site-ul Companiei, cât și prin transmiterea unui e-mail la adresa Companiei; de asemenea, prin contactarea telefonică a Companiei;

- informarea dvs. despre noile noastre servicii și produse, sau despre modificările aduse acestora, în urma înscrierii dvs. la Newsletter-ul aflat pe site-ul Companiei;

În situația în care vom identifica și alte scopuri pentru prelucrarea datelor cu caracter personal, vă vom solicita consimțământul pentru această prelucrare.

Temeiuri legale de prelucrare

Temeiurile legale care stau la baza prelucrării și procesării datelor dumneavoastră cu caracter personal sunt următoarele:

● Încheierea sau executarea unui contract și a documentelor / actelor ce rezultă din încheierea contractului cu dvs. - cu titlu de exemplu, vom prelucra datele dvs. cu caracter personal pentru a le procesa, prelucra și a vă livra comanda solicitată de dumneavoastră;

● Existența unui interes legitim al Companiei - de exemplu, pentru a preveni fraudele sau pentru a menține securitatea serviciilor noastre și/sau îmbunătățirea acestora. Vom face o evaluare strictă în situația în care prelucrarea se va face în acest temei pentru a evita ca interesele noastre să prevaleze intereselor dumneavoastră.

● Conformarea cu o cerință legală imperativă - spre exemplu, în urma plasării comenzii și achitării contravalorii acesteia, suntem obligați să eliberăm documentul financiar contabil care atestă realizarea plății și încasarea sumei de către noi; în urma livrarii produselor noastre la adresa menționată de dvs., suntem obligați să emitem un document pentru livrarea produsului comandat de către dvs., atât prin intermediul Companiei, cât și prin intermediul curierului sau companiilor de transport, avem obligația întocmirii unui aviz de însoțire a mărfii.

● Consimțământ- în situația în care prelucrarea nu se întemeiază pe unul dintre temeiurile de mai sus, vă vom solicita consimțământul pentru prelucrarea datelor necesare.

DURATA DE PĂSTRARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Păstrăm datele dvs. cu caracter personal atât timp cât este cerut printr-o dispoziție legală sau pentru o perioadă de timp necesară pentru a ne îndeplini obligațiile față de dumneavoastră. Dacă nu există nicio cerință legală, le vom stoca doar atât timp cât este necesar.

Exceptând situația în care legea prevede altfel, de regulă, vom prelucra datele dvs. pe perioada existenței unui contract între dvs. și Companie și pe perioada de garanție oferită pentru produsele achiziționate.

Când datele dumneavoastră nu mai sunt necesare pentru prestarea serviciului solicitat, acestea vor fi șterse sau distruse, printr-o metodă adecvată.

TRANSFERURI INTERNAȚIONALE DE DATE

În prezent, Compania nu efectuează transferuri internaționale de date cu caracter personal, datele noastre fiind păstrate doar la locația din România.

Însă este posibil să poată fi necesar să efectuăm transferarea datelor dumneavoastră cu caracter personal către colaboratori/prestatori de servicii sau furnizori din țări din afara Spațiului Economic European (SEE).

În cazul în care acest lucru se va întâmpla ne vom asigura că informațiile dumneavoastră sunt protejate în mod corespunzător, prin încheierea unui contract care să asigure confidențialitatea datelor dvs. cu caracter personal

De asemenea, în aceste cazuri particulare, vă vom solicita consimțământul pentru prelucrarea datelor necesare.

PĂSTRAREA ÎN SIGURANȚĂ A DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Echipa RENODEC își ia angajamentul față de dvs. să depună toate diligențele pentru ca datele dvs. cu caracter personal să fie în siguranță. Astfel, înțelegem să implementăm măsuri tehnice și fizice de protejare a datelor dvs. cu caracter personal și respectarea în totalitate a Regulamentului European UE nr. 2016/679. Prin implementarea acestor măsuri de securitate încercăm să diminuăm și să evităm orice fel de risc cu privire la datele dvs. personale, breșă sau alt tip de incident ce ar putea avea repercursiuni asupra datelor dumneavoastră cu caracter personal.

Puteți alege să dezvăluiți datele dvs. în anumite moduri cum ar fi plug-in-urile rețelelor de socializare (inclusiv cele oferite de Google, Facebook, Twitter și Pinterest). Plug-in-urile rețelelor de socializare și aplicațiile de socializare sunt operate chiar de rețeaua de socializare și respectă condițiile de utilizare și politicile acelor rețele privind protecția datelor și cookie-urile. Trebuie să vă asigurați că aveți cunoștință de acestea.

Menționăm faptul că nu ne asumăm niciun fel de răspundere referitor la orice acces neautorizat, pierdere, dezvăluire sau distrugere care excede controlului nostru. În acest sens, vă rugăm să aveți grijă de datele dvs. cu caracter personal și să aveți în vedere că prin intermediul internetului comunicările nu sunt sigure decât dacă sunt criptate.

DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ

Dreptul de a fi informat cu privire la prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal - puteți oricând solicita să fiți informat cu privire la modalitatea de prelucrare a datelor dvs. cu caracter personal (articolul 13 și 14 din Regulament);

Dreptul de acces la datele cu caracter personal ce vă aparțin - puteți oricând solicita o copie a datelor cu caracter personal pe care noi le deținem în legătură cu dvs. (articolul 15 din Regulament);

Dreptul de rectificare a datelor cu caracter personal – în cazul în care datele dvs. cu caracter personal pe care le deținem nu sunt corecte, aveți dreptul să ne contactați în vederea modificării sau actualizării acestora (articolul 16 din Regulament);

Dreptul de ștergere („de a fi uitat„) a datelor cu caracter personal - în anumite situații, aveți dreptul să ne solicitați ștergerea datelor dvs. cu caracter personal pe care Compania noastră le deține. Menționăm faptul că urmărim păstrarea datelor dvs. cu caracter personal doar pe perioada pe care acest lucru este necesar (articolul 17 din Regulament).

Dreptul de a obține restricționarea prelucrării - în cazul în care considerați că datele pe care le deținem cu privire la dvs. sunt incorecte sau considerați că nu ar trebui să prelucrăm datele dvs., în anumite circumstanțe, veți avea dreptul de a ne cere restricționarea prelucrării (articolul 18 din Regulament);

Dreptul la portabilitatea datelor – puteți în orice moment să ne solicitați să vă descărcăm, într-un format solicitat, datele cu caracter personal pe care le deținem în legătură cu dvs. (articolul 20 din Regulament);

Dreptul de opoziție la prelucrarea datelor cu caracter personal – în anumite situații, aveți dreptul de a vă opune la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, însă acest lucru poate afecta posibilitatea utilizării unor servicii (articolul 21 din Regulament).

Dreptul de a vă adresa autorităților competente – aveți dreptul de a vă adresa Autorității Naționale De Supraveghere, cu privire la orice nemulțumire pe care o aveți în legătură cu prelucrarea datelor cu caracter personal, la adresa de email www.dataprotection.ro (articolul 77 din Regulament).

Dreptul de a vă adresa justiției - în cazul în care s-au constatat încălcări ale legislației în materie va puteți adresa organelor judiciare (articolele 78 – 79 din Regulament).

Pentru exercitarea acestor drepturi vă rugăm să ne contactați în conformitate cu secțiunea „MODALITATEA DE CONTACT” prevăzută în prezenta informare.

Echipa RENODEC